Informationen für Zuwendungsempfänger

In den verschiedenen Phasen eines Vorhabens sind Unterlagen einzureichen, Kosten/Ausgaben abzurechnen, Nachweise und Zwischenberichte zu erstellen. Die dazu notwendigen Formblätter, das entsprechende Regelwerk und Hinweise zur Vorgehensweise stehen nachfolgend zum Download für Sie bereit.

Antragstellung

Die Antragsformulare aus dem "easy"-Verfahren sind im  Förderportal der Bundesregierung zu finden. Erläuterungen zu den Antragsformularen sowie geltende Nebenbestimmungen finden Sie dort ebenfalls. Daneben sind je nach Antragsteller und Abrechnung weitere Unterlagen einzureichen und wichtige Dokumente zu berücksichtigen. Unter den folgenden Links sind alle Richtlinien, Hinweise und Unterlagen hinterlegt:

Anträge auf Ausgabenbasis

Forschungseinrichtungen (i.d.R. Hochschulen), Vereine oder auch private Institute, die im Projekt auf Ausgabenbasis abrechnen, wählen im Formularschrank den easy-Antrag für Zuwendungen auf Ausgabenbasis (AZA). Dabei sind folgende Richtlinien und Hinweise zu beachten:

Neben dem AZA sind folgende Unterlagen einzureichen:

Weitere Information

Anträge auf Kostenbasis (Unternehmen)

Unternehmen (Großunternehmen wie KMU), Vereine oder private Institute, die im Projekt auf Kostenbasis abrechnen, wählen im Formularschrank den easy-Antrag für Zuwendungen auf Kostenbasis (AZK). Dabei sind folgende Richtlinien und Hinweise zu beachten:

Neben dem AZK sind folgende Unterlagen einzureichen:

Weitere Information

 

Projektdurchführung

profi-online

Wir empfehlen die Anmeldung zum elektronischen Verfahren für die Durchführung und Abrechnung bewilligter Vorhaben. Hierzu reichen Sie bitte den folgenden Antrag bei uns ein:

Antrag zum Verfahren "profi-online" und dazugehörige Informationen (PDF)

Im Anhang des Antrags finden Sie die Nebenbestimmungen bzw. Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Verfahren.

Während der Projektlaufzeit ist inhaltlich (Zwischenbericht) und zahlenmäßig (Zwischennachweis) über das Vorhaben zu berichten. Die dafür relevanten Unterlagen sind unter folgenden Links hinterlegt:

Zwischennachweis

Inhaltlicher Zwischenbericht

Für den inhaltlichen Zwischenbericht sollten je nach gültigen Nebenbestimmungen die folgenden Muster für Zwischenberichte herangezogen werden:

Muster zum Zwischenbericht (doc) (nach NKBF 98 (PDF) Nr. 8.1 und Anlage 1 )
Muster zum Zwischenbericht (doc) (nach BNBest-BMBF 98 (PDF) Nr. 3 und Anlage 1)

Neben dem ausführlichen Zwischenbericht müssen die folgenden beiden Kurzfassungen unterzeichnet eingereicht werden.

Kurzfassung zum Verwertungsplan (doc)
Kurzfassung zum Zwischenbericht (doc)

Zahlenmäßiger Zwischennachweis

Für den zahlenmäßigen Nachweis wird Ihnen das Formular „Zwischennachweis“ (ZNZK oder ZNZA) vom Projektträger zugesandt, sofern Sie nicht am „profi-online“ Verfahren teilnehmen. Nur auf besondere Aufforderung sind Beleglisten für die Zwischennachweisprüfung vorzulegen. Hierzu nutzen Sie bitte je nach Antragsgrundlage (Ausgaben oder Kosten) die folgenden Formulare:

Beleglisten für vertiefte Prüfung AZA (doc)
Beleglisten für vertiefte Prüfung AZK (doc)

Pauschale Abrechnung

Bei pauschalierter Abrechnung sind für die Personalkosten zusätzlich folgende Dokumente relevant:

Beispiel zur Berechnung der Personalkosten (pdf)
Formulare für Personalkosten (doc)
Tool zur Berechung der Personalkosten (xls)

Zahlungsanforderung

Wenn Sie nicht am „profi-online“ Verfahren teilnehmen, wird Ihnen das Formular „Zahlungsanforderung“ vom Projektträger zugesandt. Hier sollen je nach Zuwendungsempfänger Beispiele eine Zahlungsanforderung gegeben sein:

Universitäten und Forschungseinrichtungen:

Beispiel für eine Zahlungsanforderung ZAZA (PDF)

Unternehmen:

Beispiel für eine Zahlungsanforderung ZAZK (PDF)

 

Projektabschluss

Nach Abschluss eines Vorhabens ist die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung nachzuweisen. Dazu erhalten Sie ein Anforderungsschreiben, in dem Ihnen das Formular zum Verwendungsnachweis zugeschickt wird. In unserem Anforderungsbrief verweisen wir außerdem auf den Link, unter dem Sie hier die für Ihr Vorhaben relevanten Formblätter und Hinweise finden:

VN-Prüfung AZA (Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen)

Über die nachfolgend aufgeführten Dokumente hinaus ist gegebenenfalls die Inventarisierungsliste der im Vorhaben beschafften oder hergestellten Gegenstände einzureichen.

Zum Nachweis der Projektkosten sind pro Teilvorhaben die folgenden Unterlagen einzureichen:

  • Zahlenmäßiger Verwendungsnachweis (dieses Formular wird Ihnen nach Abschluss des Vorhabens vom Projektträger zugesandt bzw. über die profi-Online Plattform zur Verfügung gestellt)
  • Belegliste als Anlage zum VN (xls)

Zur Darstellung der Projektergebnisse und dem Nachweis ihrer Verwertung sind für jedes Teilvorhaben die folgenden Unterlagen einzureichen:

 

VN-Prüfung AZK (Für Unternehmen)

Unternehmen erstellen den Verwendungsnachweis auf Kostenbasis. Hierbei unterscheiden wir nach Abrechnung nach LSP und pauschalierter Abrechnung. Eine der beiden Abrechnungsarten haben Sie in Ihrem Antrag gewählt. Diese wurde im Zuwendungsbescheid bestätigt. Zum Verwendungsnachweis gem. LSP sind für den Nachweis der Personalkosten keine Stundenaufschreibungen mitzuschicken. Sie ermitteln die Stundenverrechnungssätze jährlich nachträglich aus Ihrer Betriebskostenabrechnung. Die Ansätze aus dem Antrag sind vorkalkulatorisch und daher nicht für die Berechnung der entstandenen Personalkosten zulässig. Für die Abrechnung der Personalkosten auf pauschalierter Basis sind zusätzlich auch die Formulare unter dem dritten Button (Personalkosten – nur für pauschalierte Abrechnung) auszufüllen. Der Verwendungsnachweis einschließlich der Kurzfassungen ist nur in einfacher Form einzureichen.

Zum Nachweis der Projektkosten sind pro Teilvorhaben die folgenden Unterlagen einzureichen:

  • Zahlenmäßiger Verwendungsnachweis (dieses Formular wird Ihnen nach Abschluss des Vorhabens vom Projektträger zugesandt bzw. über die profi-Online Plattform zur Verfügung gestellt)
  • Auflistung der Kosten nach AZK-Postionen hier finden Sie eine Vorlage (xls)
  • Berechnung der Personalkosten (nur bei pauschalierter Abrechnung) hier finden Sie das Tool (xls)
  • Institute der Fraunhofer Gesellschaft ergänzen ggf. die Inventarisierungsliste der im Vorhaben beschafften oder hergestellten Gegenstände

Zur Darstellung der Projektergebnisse und dem Nachweis ihrer Verwertung sind für jedes Teilvorhaben die folgenden Unterlagen einzureichen: